aipodklucz Umów rozmowę
Mapa automatyzacji AI · Transport i spedycja

Zlecenie z maila, także po niemiecku, przepisane do Twojego systemu. Niejasne pola AI oznacza do sprawdzenia.

AI czyta zlecenia i zapytania od klientów (mail, PDF, po polsku, niemiecku i angielsku), rozpisuje je na pola zlecenia i przygotowuje szkic potwierdzenia, wyceny albo zlecenia dla przewoźnika. Czego nie jest pewne, oznacza na żółto i pisze pytanie do klienta. Spedytor sprawdza, wysyła i dopiero wtedy zlecenie trafia do TMS.

W skrócie: Automatyzacja AI w branży „Transport i spedycja” to 7 procesów, w których AI przygotowuje dokumenty z podaniem źródła, a człowiek je sprawdza i zatwierdza. Na start najszybciej działają: zlecenie z maila rozpisane na pola do TMS oraz szkic wyceny frachtu na zapytanie. AI nie przejmuje decyzji, np.: wprowadzenie zlecenia do TMS bez sprawdzenia żółtych pól.

Wyślij mi zestawBezpłatna rozmowa 20 min
  • Zlecenia przychodzą mailem i w PDF, w różnych językach, a spedytor przepisuje je ręcznie do TMS
  • Daty, okna i wymiana palet schowane w treści maila lub w drobnym druku
  • Do faktury brakuje CMR z podpisem odbiorcy, a dokumenty wracają jako zdjęcia
  • Faktury przewoźników trzeba porównać ze zleceniem: stawka, postój, terminy, wymagane oryginały
  • Szkoda w transporcie to krótkie terminy z CMR i korespondencja w kilku językach

Przykład w działaniu.

Zlecenie z maila po niemiecku: 8 pól do TMS, 2 do sprawdzenia. Dane FIKCYJNE: fikcyjna Spedycja PRZYKŁAD sp. z o.o. i fikcyjny klient Beispiel Handel GmbH. Mail, adresy i stawka są wymyślone na potrzeby przykładu.

Polecenie:

„Rozpisz zlecenie Beispiel Handel GmbH z folderu WEJSCIE na pola naszego zlecenia w TMS. Przy każdym polu podaj, z którego miejsca w mailu pochodzi. Sprawdź, czy daty zgadzają się z dniami tygodnia i czy warunki są zgodne z naszymi OWZ. Czego nie jesteś pewien, oznacz do sprawdzenia, nie zgaduj. Na końcu przygotuj szkic potwierdzenia po niemiecku z pytaniami i tłumaczenie na polski.”

PoleWartośćSkąd w mailuStatus
ZaładunekLipsk (DE), wt. 13.10.2026, 07:00-14:00„Beladung: Di. 13.10., 7-14 Uhr”, akapit 2Gotowe
Rozładunek - miejscePoznań (PL), adres z maila„Entladestelle”, akapit 3Gotowe
Rozładunek - termin„czwartek 16.10” - 16.10.2026 to piątek„Entladung: Donnerstag 16.10., fix 8 Uhr”, akapit 3Pytanie: 15.10 czy 16.10?
Towar33 EPAL, ok. 22 t, bez ADR„33 EPAL, ca. 22 t, kein Gefahrgut”, akapit 4Gotowe
Pojazdplandeka 13,6 m„Planensattel”, akapit 4Gotowe
Fracht1 150 EUR netto„Frachtpreis”, akapit 5Gotowe
Wymiana palet„Palettentausch: ja” - u nas wymiana tylko po uzgodnieniu (OWZ)stopka maila, drobny drukDo potwierdzenia
Płatność60 dni od otrzymania oryginałów CMR„Zahlungsziel”, akapit 5Gotowe

Żółte pola AI oznaczyło do sprawdzenia. Resztę masz już razem ze źródłem.

Co z tego wynika

  • Z 8 pól 6 jest gotowych do TMS. Do decyzji zostają 2, w tym wymiana palet ze stopki maila, którą przy szybkim przepisywaniu łatwo pominąć, a która zmienia koszt przewozu.
  • Szkic potwierdzenia: „Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihren Auftrag Leipzig - Poznań (33 EPAL, ca. 22 t). Wir bestätigen die Beladung am Dienstag, 13.10., 7-14 Uhr, und den Frachtpreis von 1 150 EUR. Bitte klären Sie vorab: 1) Entladung: Donnerstag 15.10. oder Freitag 16.10.? 2) Palettentausch: laut unseren Bedingungen nur nach Absprache - ist der Tausch zwingend? Mit freundlichen Grüßen, Spedycja PRZYKŁAD”. Obok tłumaczenie na polski dla spedytora.
  • Pola i szkic idą do DO_ZATWIERDZENIA. Spedytor poprawia i sam wysyła potwierdzenie. Dopiero po odpowiedzi klienta zlecenie trafia do TMS i do przewoźnika.
Mapa automatyzacji AI dla branży Transport i spedycja

Mapa automatyzacji AI · Transport i spedycja

W zleceniu „czwartek 16.10”, a to piątek. Błąd wyłapany przed TMS

Przykład krok po kroku (PDF) i zestaw do pracy od razu: arkusz, polecenie dla AI i 3 szablony (potwierdzenie zlecenia z pytaniami, zlecenie dla przewoźnika, prośba o dokumenty). Wysyłam na maila po potwierdzeniu adresu.

Policz u siebie.

Wpisz swoje liczby. Nic nie wysyłasz, wynik liczy się w przeglądarce.

Tyle czasu zajmuje to dziś ręcznie - h miesięcznie

Pomnóż zlecenia przez minuty i masz godziny miesięcznie. Na rozmowie sprawdzimy, co z tego może przygotować AI, a co musi zostać przy spedytorze.

Sprawdźmy to na rozmowie (20 min)

Procesy, które możemy zautomatyzować.

Niebieskie robi AI, zielone zatwierdzasz Ty. Kolejność od tego, co daje efekt najszybciej, do agentów, którzy pracują w tle.

Szybkie wygranepierwsze 30 dni

Zlecenie z maila rozpisane na pola do TMS

AIPola zlecenia z maila lub PDF (załadunek, rozładunek, okna, towar, fracht, płatność) z miejscem w mailu przy każdym polu. Sprzeczności na żółto, do tego plik importu do TMS.
TySpedytor rozstrzyga żółte pola i dopiero wtedy wprowadza zlecenie do TMS lub na giełdę.

Oszczędność: Do 7 minut na standardowym zleceniu w pilotażu niemieckiej spedycji a. hartrodt (dział lotniczy, zlecenia mailem z PDF, 2021, dane firmy). U klienta mierzymy na 30 zleceniach przed i po. źródło

Wejście i wyjście
Wejście
mail klienta ze zleceniem (treść, PDF, Excel), szablon pól zlecenia z TMS, ogólne warunki zleceń firmy
Wyjście
tabela: pole, wartość, miejsce w mailu, status, plik do importu do TMS (CSV/XML)

Szkic wyceny frachtu na zapytanie

AITrasa, ładunek i termin z zapytania, podobne przewozy z historii zleceń i szkic oferty w języku klienta. Stawek nie wymyśla.
TySpedytor ustala stawkę z rynkiem i giełdą, poprawia i sam wysyła ofertę.
Wejście i wyjście
Wejście
zapytanie klienta (mail), historia zleceń i stawek (eksport z TMS), cennik i warunki firmy
Wyjście
szkic oferty z podobnymi przewozami z historii, lista brakujących danych do wyceny

Procesy rdzeniowe30-60 dni

Potwierdzenia, zlecenia dla przewoźników, awizacje

AISzkic potwierdzenia z pytaniami, zlecenie dla przewoźnika i awizację w języku odbiorcy, z tłumaczeniem dla spedytora.
TySpedytor sprawdza warunki i sam wysyła każdy dokument.
Wejście i wyjście
Wejście
pola zlecenia z procesu zlecenia, dane przewoźnika i pojazdu, szablony potwierdzenia i zlecenia przewozu
Wyjście
szkic potwierdzenia dla klienta, zlecenie dla przewoźnika (Word/PDF), szkic awizacji

CMR i dokumenty do faktury

AISprawdza CMR, WZ i potwierdzenia dostawy: podpis odbiorcy, data, uwagi, numer zlecenia. Lista braków i szkic prośby do przewoźnika.
TySpedytor decyduje, czy dokumenty wystarczą do faktury.
Wejście i wyjście
Wejście
zdjęcia i skany CMR, WZ, potwierdzeń dostawy, zlecenie i warunki płatności
Wyjście
lista zleceń z kompletem i z brakami, szkice próśb o dokumenty

Faktury przewoźników a zlecenia

AIPorównuje fakturę ze zleceniem: stawka, postój, waluta, termin, oryginały. Rozbieżności na żółto.
TyKsięgowość akceptuje fakturę do zapłaty, zawsze ręcznie.
Wejście i wyjście
Wejście
faktury przewoźników (PDF), zlecenia dla przewoźników, eksport płatności
Wyjście
zestawienie: faktura, zlecenie, różnica, status, szkice pytań do przewoźników

Agenci i automaty60-90 dni+

Reklamacje i szkody z terminami z CMR

AITeczka szkody: zlecenie, CMR z uwagami, zdjęcia, korespondencja. Wylicza terminy (zastrzeżenia, przedawnienie) według wskazanej przez człowieka podstawy (CMR, prawo przewozowe, KC) i pisze szkic reklamacji lub odpowiedzi w języku odbiorcy.
TySpedytor lub prawnik decyduje o uznaniu, kwocie i wysyłce. Termin w kalendarzu wpisuje człowiek.
Wejście i wyjście
Wejście
zgłoszenie szkody (mail, zdjęcia), CMR, zlecenie, polisa OCP lub OCS
Wyjście
teczka szkody z listą braków, terminy do sprawdzenia, szkic reklamacji lub odpowiedzi

Dokumentacja kierowców i pakietu mobilności

AIRejestr dokumentów kierowców (IMI, A1, uprawnienia, badania) z datami ważności i listą tego, co wkrótce wygasa.
TyKadry składają zgłoszenia. Czas pracy rozlicza system tachografowy, nie AI.
Wejście i wyjście
Wejście
lista kierowców i dokumentów (kopie), plan tras z krajami
Wyjście
rejestr ważności dokumentów, lista zgłoszeń do odnowienia

Folder firmy, na którym pracuje AI.

AI czyta te pliki przed każdym zadaniem, więc pisze o Twojej firmie, a nie ogólnikami. Pracuje na kopiach, a wyniki odkłada do zatwierdzenia.

firma/ ├── o-firmie.md zasady, języki, podpisy ├── warunki/ OWZ, cennik, zasady płatności ├── szablony/ potwierdzenie, zlecenie, awizacja ├── WEJSCIE/ kopie zleceń, zapytań, CMR ├── DO_ZATWIERDZENIA/ pola do TMS, szkice maili └── zasady/ polityka AI, co wolno, czego nie

Gdzie AI nie wchodzi.

  • Wprowadzenie zlecenia do TMS bez sprawdzenia żółtych pól
  • Stawki, których nie ma w danych firmy, i negocjacje
  • Wysyłka czegokolwiek do klienta lub przewoźnika - zawsze ręcznie
  • Uznanie szkody, akceptacja faktury do zapłaty
  • Rozliczanie czasu pracy i ocena kierowców

Prawo w tej branży.

Nie zastępuje porady prawnej. To punkty, które ustawiamy w każdym wdrożeniu.

  • Konwencja CMR, art. 30-32Zastrzeżenia o szkodzie niewidocznej w 7 dni (bez niedziel i świąt), o opóźnieniu w 21 dni na piśmie, przedawnienie zwykle rok. AI pilnuje terminów w teczce, ale datę w kalendarzu potwierdza człowiek. źródło
  • Prawo przewozowe art. 75 i KC art. 803W przewozie krajowym do sądu idzie się po reklamacji, a roszczenia ze spedycji przedawniają się z upływem roku. Najpierw ustalamy, czy to przewóz, czy spedycja. źródło
  • RODO, art. 28W zleceniach i awizacjach są dane kierowców (imię, telefon, numer auta). Dostawca AI przetwarza je w imieniu firmy, więc tylko firmowe konta z umową powierzenia. źródło
  • AI Act, Annex IIIObsługa zleceń, wycen i dokumentów nie jest wymieniona w Annex III, który obejmuje m.in. decyzje o pracownikach i ich ocenę (kwalifikację warto potwierdzić z prawnikiem). Kierowców AI nie ocenia. źródło

Plan na 90 dni.

30 dni
  • Audyt: pomiar czasu 30 zleceń i 10 wycen
  • Zestaw testowy: prawdziwe zlecenia w 2-3 językach
  • Polityka AI firmy i firmowe konta
60 dni
  • Zlecenia z maila do pliku importu TMS
  • Test i odbiór: 0 błędnych dat poza żółtymi polami
  • Szkolenie spedytorów z listą obecności
90 dni
  • Potwierdzenia, zlecenia dla przewoźników, awizacje
  • Opieka: raport miesięczny minut na zlecenie
  • Decyzja o kolejnych procesach (CMR, faktury, szkody)

Demo na danych przykładowych

Demo na fikcyjnych danych: kilka zleceń od wymyślonych klientów (mail po niemiecku i angielsku, PDF) z pułapkami: data niezgodna z dniem tygodnia, wymiana palet w stopce. Wynik: pola do TMS, żółte pola i szkic potwierdzenia.

Pokaż mi demo na rozmowie

Jak wyceniam.

Każdy proces jest inny: inne dokumenty, inne szablony, inna liczba wyjątków. Dlatego nie mam cennika „za proces”. Wycenę dostajesz po zobaczeniu Twoich dokumentów.

1. Diagnoza
  • 60 minut, bezpłatnie
  • Pokazujesz dokumenty i procesy
  • Koszt odliczam od wdrożenia
2. Wycena
  • Konkretny proces na start
  • Zakres, czas i cena na piśmie
  • Bez zobowiązań
3. Wdrożenie
  • Pomiar czasu przed i po
  • Zestaw testowy na Twoich dokumentach
  • Szkolenie zespołu

Najczęstsze pytania.

TMS przechowuje zlecenia, ale ktoś musi je najpierw przepisać z maila i PDF. Giełdy (Trans.eu, TimoCom) mają już AI do wystawiania ofert, ale nie znają Waszych warunków, szablonów i historii. Wynik trafia do pliku importu w formacie Waszego TMS, a spedytor go zatwierdza.

Dlatego przy każdym polu jest miejsce w mailu, a pola sprzeczne lub niejasne są żółte i nie przechodzą dalej bez decyzji spedytora. Na odbiorze testujemy to na Waszych prawdziwych zleceniach.

Tak, to typowy przypadek. Szkic odpowiedzi AI pisze w języku klienta, a spedytor dostaje obok tłumaczenie na polski. Najsłabiej działają skany i zdjęcia bez tekstu: takie pola trafiają na listę do sprawdzenia.

Nie w planach firmowych (Claude Team, ChatGPT Business), które według warunków dostawców domyślnie nie trenują na danych i mają umowę powierzenia. Pracujemy na kopiach maili i eksportów, nie w samym TMS.

Bezpłatna rozmowa: 20 minut.

Zapytam o Twoje dokumenty i powiem wprost, czy u Ciebie to ma sens i od czego zacząć. Bez prezentacji sprzedażowej.

Umów bezpłatną rozmowę535 901 190

Podobne branże

Warsztaty i dealerzyGastronomiaE-commerce

Źródła

Ostatnia aktualizacja: 2026-10-08. Wszystkie branże