aipodklucz Umów rozmowę
Mapa automatyzacji AI · Zarządcy nieruchomości i wspólnoty

Zgłoszenia mieszkańców w jednym miejscu, ułożone według pilności, z gotowym szkicem odpowiedzi.

AI czyta maile, SMS-y i notatki z telefonów, nadaje zgłoszeniom kategorię i pilność, przygotowuje szkic odpowiedzi do mieszkańca i szkic zlecenia dla serwisu. Zarządca sprawdza, poprawia i sam wysyła. Zgłoszenia, które mogą oznaczać zagrożenie, AI tylko oznacza do natychmiastowego telefonu.

W skrócie: Automatyzacja AI w branży „Zarządcy nieruchomości i wspólnoty” to 6 procesów, w których AI przygotowuje dokumenty z podaniem źródła, a człowiek je sprawdza i zatwierdza. Na start najszybciej działają: rejestr zgłoszeń mieszkańców oraz szkice odpowiedzi do mieszkańców. AI nie przejmuje decyzji, np.: ocena zagrożenia przy gazie, prądzie i konstrukcji - od razu telefon człowieka.

Wyślij mi zestawBezpłatna rozmowa 20 min
  • Zgłoszenia przychodzą telefonem, mailem, SMS-em i na kartce, a rejestr spraw prowadzi się ręcznie
  • Te same pytania mieszkańców o rozliczenia, zaliczki i regulamin odpisywane od zera w każdej wspólnocie
  • Terminy przeglądów z art. 62 Prawa budowlanego i zalecenia z protokołów pilnowane w Excelu dla wielu budynków
  • Zebrania roczne do końca I kwartału kumulują zawiadomienia, projekty uchwał, sprawozdania i protokoły
  • Oferty firm remontowych i serwisowych porównywane dla zarządu wspólnoty ręcznie, oferta po ofercie

Przykład w działaniu.

Zgłoszenia z jednej doby: 7 wiadomości, jeden rejestr. Dane FIKCYJNE: wymyślona Wspólnota Mieszkaniowa Przykładowa 12, wymyślone lokale, godziny i firmy serwisowe. Treści zgłoszeń napisane na potrzeby przykładu.

Polecenie:

„Przejrzyj zgłoszenia z ostatniej doby dla Wspólnoty Przykładowa 12 z folderu WEJSCIE. Dla każdego podaj kategorię, pilność, kto ma działać i źródło (mail/SMS, godzina). Gdy zgłoszenie może oznaczać zagrożenie (gaz, prąd, konstrukcja), oznacz je na żółto i nie pisz odpowiedzi. Przy awariach przygotuj szkic odpowiedzi do mieszkańca i szkic zlecenia dla serwisu z listy wspólnoty.”

ZgłoszenieKategoriaPilnośćKto ma działaćStatus
Kapie woda z sufitu w łazience, lokal 14 SMS 06:52Awaria - instalacja wodnaSMS 06:52Pilne - dziśHydraulik z listy serwisów, sprawdzić lokal 18 nadlista serwisówSzkic odpowiedzi i zlecenia
Czuć gaz na klatce B, 3. piętro mail 07:40Możliwy wyciek gazumail 07:40NatychmiastZarządca dzwoni teraz (pogotowie gazowe 992)Bez szkicu - flaga do telefonu
Nie świeci lampa nad wejściem mail 08:15Usterka - oświetlenie części wspólnejmail 08:15NormalnaKonserwator elektryklista serwisówSzkic zlecenia
Kiedy rozliczenie wody za półrocze? mail 09:02Pytanie - rozliczeniamail 09:02NormalnaKsięgowość zarządcySzkic odpowiedzi do sprawdzenia
Rower na półpiętrze od tygodnia SMS 10:30Porządek - regulaminregulamin § 6NiskaAdministratorSzkic odpowiedzi z cytatem regulaminu
Odpada tynk z balkonu nad wejściem mail 11:48 ze zdjęciemStan techniczny - możliwe zagrożenie dla przechodzącychmail 11:48Do oceny przez zarządcę dziśZarządca + osoba z uprawnieniami budowlanymiDo decyzji zarządcy
Proszę o kopię protokołu z zebrania SMS 13:05Dokumenty - wgląd właścicielaustawa o własności lokali, art. 29 ust. 3NormalnaBiuro zarządcySzkic odpowiedzi

Żółte pola AI oznaczyło do sprawdzenia. Resztę masz już razem ze źródłem.

Co z tego wynika

  • Z 7 wiadomości z trzech kanałów powstaje jeden rejestr. 2 sprawy wymagają decyzji człowieka od razu, 5 ma gotowe szkice do poprawienia i wysłania.
  • Szkic odpowiedzi do mieszkańca lokalu 14: „Dzień dobry, dziękujemy za zgłoszenie. Hydraulik z firmy obsługującej wspólnotę skontaktuje się z Panią dziś, aby ustalić godzinę wejścia. Sprawdzimy też lokal nr 18 nad Państwem. Prosimy w razie nasilenia wycieku zakręcić zawór wody w mieszkaniu. Pozdrawiamy, Administracja”.
  • Szkic zlecenia dla serwisu: „Zlecenie: Wspólnota Przykładowa 12, lokal 14, przeciek z sufitu w łazience, zgłoszenie SMS 06:52. Prosimy o wizytę dziś, ustalenie przyczyny (lokal 18 lub pion) i informację zwrotną z protokołem. Kontakt do mieszkańca w załączniku”. Oba szkice trafiają do DO_ZATWIERDZENIA, zarządca poprawia i sam wysyła.
Mapa automatyzacji AI dla branży Zarządcy nieruchomości i wspólnoty

Mapa automatyzacji AI · Zarządcy nieruchomości

Zapach gazu nie czeka w kolejce. 7 zgłoszeń ułożonych wg pilności

Przykład krok po kroku (PDF) i zestaw do pracy od razu: arkusz, polecenie dla AI i 3 szablony (odpowiedź do mieszkańca po zgłoszeniu, zlecenie dla serwisu, odpowiedź z podstawą w dokumentach). Wysyłam na maila po potwierdzeniu adresu.

Policz u siebie.

Wpisz swoje liczby. Nic nie wysyłasz, wynik liczy się w przeglądarce.

Tyle czasu zajmuje to dziś ręcznie - h miesięcznie

Pomnóż zgłoszenia przez minuty i masz godziny miesięcznie. Na rozmowie sprawdzimy, co z tego może przygotować AI, a co musi zostać przy zarządcy.

Sprawdźmy to na rozmowie (20 min)

Procesy, które możemy zautomatyzować.

Niebieskie robi AI, zielone zatwierdzasz Ty. Kolejność od tego, co daje efekt najszybciej, do agentów, którzy pracują w tle.

Szybkie wygranepierwsze 30 dni

Rejestr zgłoszeń mieszkańców

AIZ maili, SMS-ów i notatek z telefonów tabela zgłoszeń: wspólnota, lokal, kategoria, pilność, kto ma działać, źródło. Do tego szkic odpowiedzi do mieszkańca i szkic zlecenia dla firmy serwisowej. Zgłoszenia o możliwym zagrożeniu (gaz, prąd, konstrukcja) dostają flagę do natychmiastowego telefonu, bez szkicu.
TyZarządca lub administrator sprawdza pilność, poprawia szkice i sam wysyła odpowiedź oraz zlecenie.

Oszczędność: Studium przypadku Zendesk (firma z USA, ponad 300 wspólnot): czas pierwszej odpowiedzi spadł z 390 do 74 minut. To deklaracja dostawcy, inny rynek i inny model (czat AI). U klienta mierzymy przed i po na 2 tygodniach zgłoszeń. źródło

Wejście i wyjście
Wejście
maile i SMS-y od mieszkańców (kopie lub eksport), notatki z rozmów telefonicznych, lista firm serwisowych i konserwatorów dla każdej wspólnoty
Wyjście
rejestr zgłoszeń: zgłoszenie, kategoria, pilność, kto, status, źródło, szkice odpowiedzi do mieszkańców, szkice zleceń dla serwisów

Szkice odpowiedzi do mieszkańców

AISzkic odpowiedzi na podstawie uchwał, regulaminu i umowy danej wspólnoty oraz ustawy o własności lokali, z cytatem i numerem uchwały lub paragrafu przy każdym twierdzeniu. Gdy w dokumentach nie ma podstawy, szkic mówi to wprost.
TyZarządca sprawdza podstawę, poprawia ton i wysyła. Sprawy sporne i prawne zostają przy zarządcy i zarządzie wspólnoty.
Wejście i wyjście
Wejście
pismo lub mail mieszkańca, uchwały, regulamin i umowa o zarządzanie danej wspólnoty, wcześniejsze odpowiedzi biura
Wyjście
szkic odpowiedzi z podstawą, flaga: brak podstawy w dokumentach

Procesy rdzeniowe30-60 dni

Kalendarz przeglądów z art. 62

AIZ protokołów kontroli (roczne, pięcioletnie, gaz, kominy, elektryka) lista: budynek, rodzaj kontroli, data ostatniej, termin następnej, zalecenia do wykonania. Brak protokołu oznaczony flagą zamiast zgadywania daty.
TyZarządca potwierdza terminy, zleca kontrole i rozlicza zalecenia z poprzednich protokołów.
Wejście i wyjście
Wejście
protokoły kontroli okresowych (PDF, skany), lista budynków i ich powierzchni zabudowy
Wyjście
kalendarz przeglądów dla wszystkich wspólnot, lista otwartych zaleceń z protokołów

Zebranie roczne: uchwały i protokół

AISzkic zawiadomienia z porządkiem obrad, projekty uchwał w szablonie zarządcy, a po zebraniu szkic protokołu z notatek lub nagrania. Głosy i udziały liczy skrypt z listy właścicieli, AI tylko opisuje wynik.
TyZarządca i zarząd wspólnoty sprawdzają treść uchwał i wynik głosowania, podpisują i rozsyłają.
Wejście i wyjście
Wejście
spis właścicieli i udziałów, uchwały z poprzedniego roku, notatki lub nagranie z zebrania (za zgodą)
Wyjście
zawiadomienie i projekty uchwał, szkic protokołu, zestawienie głosów według udziałów

Agenci i automaty60-90 dni+

Porównanie ofert wykonawców

AITabela ofert: zakres, cena, termin, gwarancja, warunki płatności, wyłączenia. Przy każdej wartości cytat i strona oferty, a brakujące pozycje oznaczone flagą.
TyZarządca sprawdza tabelę i przedstawia ją zarządowi wspólnoty. Wybór wykonawcy należy do wspólnoty.
Wejście i wyjście
Wejście
oferty wykonawców (PDF, mail), zapytanie ofertowe lub zakres prac
Wyjście
zestawienie ofert z cytatami, lista pytań do wykonawców

Lista zaległości i szkice upomnień

AIZ eksportu programu do rozliczeń lista lokali z zaległością (kwoty liczy skrypt) i szkice indywidualnych upomnień w szablonie zarządcy.
TyZarządca sprawdza listę z kartoteką, decyduje o upomnieniu lub dalszych krokach i sam wysyła.
Wejście i wyjście
Wejście
eksport należności i wpłat z programu zarządcy
Wyjście
lista zaległości, szkice upomnień

Folder firmy, na którym pracuje AI.

AI czyta te pliki przed każdym zadaniem, więc pisze o Twojej firmie, a nie ogólnikami. Pracuje na kopiach, a wyniki odkłada do zatwierdzenia.

zarzadca/ ├── o-firmie.md zasady, styl pism, podpisy ├── wspolnoty/ osobny folder dla każdej wspólnoty │ └── <wspólnota>/ uchwały, regulamin, protokoły, serwisy ├── szablony/ odpowiedź, zlecenie, zawiadomienie ├── WEJSCIE/ kopie maili, SMS-ów, ofert, eksportów ├── DO_ZATWIERDZENIA/ rejestr zgłoszeń, szkice pism ├── asystenci/ zgloszenia.md, odpowiedzi.md, przeglady.md └── zasady/ polityka AI, co wolno, czego nie

Gdzie AI nie wchodzi.

  • Ocena zagrożenia przy gazie, prądzie i konstrukcji - od razu telefon człowieka
  • Wysyłka pism, zleceń i upomnień - zawsze ręcznie
  • Wybór wykonawcy i decyzje zastrzeżone dla wspólnoty
  • Publikowanie danych dłużników innym mieszkańcom
  • Prywatne, darmowe konta AI pracowników

Prawo w tej branży.

Nie zastępuje porady prawnej. To punkty, które ustawiamy w każdym wdrożeniu.

  • Ustawa o własności lokali, art. 23, 29, 30, 32Uchwały na zebraniu lub w indywidualnym zbieraniu głosów (o takiej uchwale każdy właściciel dostaje pisemną informację), zebranie roczne do końca I kwartału, roczne sprawozdanie zarządu, zawiadomienie co najmniej tydzień przed zebraniem. AI szykuje dokumenty, terminy i treść zatwierdza zarządca. źródło
  • Prawo budowlane, art. 62 i 70Właściciel lub zarządca kontroluje budynek co najmniej raz w roku (m.in. gaz i kominy), raz na 5 lat (m.in. elektryka), a duże budynki dwa razy w roku do 31 maja i 30 listopada. Przy kontroli sprawdza się wykonanie zaleceń z poprzedniej. AI pilnuje kalendarza, kontrolę robi osoba z uprawnieniami. źródło
  • RODO, art. 28 - umowa powierzeniaUODO ukarał wspólnotę m.in. za brak umowy powierzenia z zarządcą. Przy AI dostawca zwykle jest dalszym podmiotem przetwarzającym - zakres i zgodę wspólnoty warto potwierdzić z IOD lub prawnikiem. W naszym modelu: firmowe konta AI z umową powierzenia. źródło
  • Projekt nowelizacji ustawy o własności lokali (RCL, 02.2026)Projekt przewiduje m.in. elektroniczny obieg informacji równorzędny z pisemnym, księgę protokołów uchwał i sprawozdanie do końca kwietnia. To projekt, nie obowiązujące prawo. źródło

Plan na 90 dni.

30 dni
  • Audyt: mapa procesów i pomiar zgłoszeń z 2 tygodni
  • Zestaw testowy: zanonimizowane zgłoszenia, uchwały i protokoły z 2-3 wspólnot
  • Polityka AI, firmowe konta i aneks do umów powierzenia
60 dni
  • Rejestr zgłoszeń ze szkicami odpowiedzi i zleceń
  • Test i odbiór: każde zgłoszenie o zagrożeniu oznaczone flagą
  • Szkolenie zespołu z listą obecności
90 dni
  • Kalendarz przeglądów i szkice odpowiedzi na pisma
  • Opieka: raport miesięczny liczby zgłoszeń i czasu reakcji
  • Decyzja o kolejnych procesach (zebranie roczne, oferty)

Demo na danych przykładowych

Demo na fikcyjnych danych: wymyślona wspólnota, kilkanaście zgłoszeń z maili i SMS-ów, regulamin i uchwały z celowo wstawionymi pułapkami (zapach gazu, odpadający tynk, pytanie bez podstawy w uchwałach). Wynik: rejestr z kategorią i pilnością, pola niepewne na żółto, szkice odpowiedzi i zleceń do zatwierdzenia.

Pokaż mi demo na rozmowie

Jak wyceniam.

Każdy proces jest inny: inne dokumenty, inne szablony, inna liczba wyjątków. Dlatego nie mam cennika „za proces”. Wycenę dostajesz po zobaczeniu Twoich dokumentów.

1. Diagnoza
  • 60 minut, bezpłatnie
  • Pokazujesz dokumenty i procesy
  • Koszt odliczam od wdrożenia
2. Wycena
  • Konkretny proces na start
  • Zakres, czas i cena na piśmie
  • Bez zobowiązań
3. Wdrożenie
  • Pomiar czasu przed i po
  • Zestaw testowy na Twoich dokumentach
  • Szkolenie zespołu

Najczęstsze pytania.

Nie. AI przygotowuje szkic, zarządca go czyta, poprawia i wysyła. Zgłoszenia o możliwym zagrożeniu nie dostają szkicu, tylko flagę do natychmiastowego telefonu.

Pracujemy tylko na firmowych kontach AI (Claude Team, ChatGPT Business), które według warunków dostawców domyślnie nie trenują na danych i mają umowę powierzenia. Wdrożenie zaczyna się od sprawdzenia umów powierzenia ze wspólnotami.

Programy prowadzą kartoteki, naliczenia i wpłaty. Warstwa AI czyta treść maili, uchwał, protokołów i ofert i szykuje z nich pisma. Działa obok programu, na eksportach i kopiach.

Dlatego pilność zawsze zatwierdza człowiek, a zgłoszenia ze słowami typu gaz, iskrzy, pęknięcie, zalanie trafiają na górę listy z flagą. W teście odbiorczym sprawdzamy, czy żadne takie zgłoszenie nie przeszło bez flagi.

Bezpłatna rozmowa: 20 minut.

Zapytam o Twoje dokumenty i powiem wprost, czy u Ciebie to ma sens i od czego zacząć. Bez prezentacji sprzedażowej.

Umów bezpłatną rozmowę535 901 190

Podobne branże

PrzetargiBudowlankaArchitekci i projektanci

Źródła

Ostatnia aktualizacja: 2026-10-08. Wszystkie branże